LicenseManagerPro — Bedienungsanleitung

Alle Softwarelizenzen an einem Ort: Schlüssel, Rechnungen, Ablaufdaten, Zugangsdaten und Downloads — dazu Mitteilungen vor dem Ablauf, Import aus anderen Programmen, Datensicherung und Abgleich über iCloud. Diese Anleitung beschreibt alles, was das Programm kann, in der Reihenfolge, in der man es üblicherweise braucht. Sie gilt für Mac, iPad und iPhone; Unterschiede sind jeweils genannt. Die Bilder zeigen die englische Oberfläche.

1 — Der erste Start

Beim ersten Start führt Sie eine kurze Einrichtung durch die wichtigsten Entscheidungen. Sie besteht aus vier Schritten:

Die Einrichtung lässt sich mit Überspringen beenden. Alles darin lässt sich später in den Einstellungen ändern.

2 — Der Aufbau des Fensters

Auf dem Mac und dem iPad

Das Fenster hat drei Spalten:

• Links die Seitenleiste — mit der Übersicht (Dashboard, Alle Lizenzen, Ohne Kategorie, Zuletzt angesehen, Läuft bald ab, Abgelaufen, Updates abgelaufen), darunter Ihre Kategorien und unten Kategorien verwalten, Import / Export und Einstellungen.
• In der Mitte die Liste — die Lizenzen des gewählten Bereichs, mit Suchfeld und Sortierung darüber.
• Rechts die Lizenzanzeige — alle Angaben der ausgewählten Lizenz.

Auf dem iPhone

Dort führt eine Leiste am unteren Rand durch das Programm: Lizenzen, Dashboard, Kategorien, Import/Export und Einstellungen. Daneben steht eine Glocke mit der Anzahl ungelesener Mitteilungen. Die Lizenzanzeige öffnet sich durch Antippen einer Zeile, das Formular als Blatt über der Liste.

Das Dashboard

Das Dashboard zeigt den Bestand auf einen Blick: Anzahl der Lizenzen, Gesamtwert, wie viele aktiv sind, bald ablaufen oder abgelaufen sind, dazu die Verteilung nach Kategorie, Lizenztyp und Währung sowie die nächsten Abläufe.

3 — Eine Lizenz erfassen

Neue Lizenzen legen Sie mit Neue Lizenz an, auf dem Mac auch mit ⌘ N. Das Formular ist in Abschnitte geteilt: Basis-Informationen, Lizenz-Informationen, Preis-Informationen, Benutzer-Informationen, Links sowie Anhang und Bemerkungen.

Angaben aus einer App übernehmen

Über App auswählen… füllt das Programm Name, Version, Hersteller und Symbol selbst aus. Zwei Quellen stehen zur Wahl:

• Aus installierter App… — liest die Angaben aus einem Programm auf Ihrem Gerät. Auf dem Mac öffnet die Auswahl im Ordner /Applications.
• Im App Store suchen… — Sie geben einen Namen ein und wählen aus den Treffern.

Die Funktion lässt sich unter Einstellungen › Allgemein abschalten.

Das Symbol

Das Symbol können Sie ablegen oder anklicken und auswählen, auf dem Mac aus einer Datei, auf iPad und iPhone auch aus der Mediathek. In der Lizenzanzeige lässt sich außerdem eine .app-Datei auf das Symbol ziehen, um es zu ersetzen. Fehlende Symbole holt das Programm auf Wunsch für alle Lizenzen auf einmal nach — siehe Einstellungen › Icons.

Pflichtangaben

• Der Softwarename darf nicht leer sein.
• Es muss entweder ein Lizenzschlüssel oder eine Lizenzdatei vorhanden sein. Ausgenommen sind die Lizenztypen Mac App Store, iOS App Store, Kein Lizenzschlüssel und Freeware.
• Ein Ablaufdatum muss in der Zukunft liegen, Jahreszahlen zwischen 1990 und 2100.

4 — Die Felder im Einzelnen

Benutzerdefinierte Felder

Reichen die Felder nicht, legen Sie eigene an — etwa Händler oder Rechnungsnummer. Einschalten unter Einstellungen › Allgemein, danach erscheint im Formular der Abschnitt Benutzerdefinierte Felder. Jedes Feld hat einen Namen und einen Typ: Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Passwort, URL oder Anlage. Bei Bedarf lässt sich der Inhalt kopierbar machen, die Reihenfolge ändern und ein Feld wieder löschen. Die Anzahl je Lizenz ist begrenzt; ist die Grenze erreicht, sagt das Programm es.

5 — Die Lizenzanzeige

Die Anzeige zeigt nur die Abschnitte, die auch gefüllt sind. Neben den Werten stehen kleine Knöpfe:

Unten stehen Bearbeiten, Teilen und Löschen. Teilen gibt die Lizenz als JSON-Datei weiter. Löschen fragt nach und lässt sich nicht rückgängig machen.

Die Ampel

Oben in der Anzeige kann ein farbiger Punkt stehen: grün, gelb bei nahendem Ablauf, rot ab dem Stichtag. Gelb und Rot erscheinen nur, wenn die passende Mitteilung eingeschaltet ist. Das Ablaufdatum hat Vorrang vor Updates. Die Ampel lässt sich zusätzlich in der Lizenzliste anzeigen — siehe Einstellungen › Darstellung.

6 — Suchen und Sortieren

Das Suchfeld

Über der Liste steht das Suchfeld; auf dem Mac springen Sie mit ⌘ F hinein. Gesucht wird über die Lizenzen des gewählten Bereichs.

Erweiterte Suche

Der Trichter öffnet die erweiterte Suche. Dort suchen Sie gezielt nach einzelnen Feldern, etwa Hersteller, Kategorie, Lizenztyp, Ablaufdatum bis oder Updates bis. Eine fertige Zusammenstellung lässt sich mit Als Profil speichern behalten und später über Profil anwenden erneut benutzen. Gespeicherte Profile lassen sich wieder löschen.

Sortierung

Sortiert wird nach Name aufsteigend oder absteigend, nach Kaufdatum oder nach Erstellungsdatum. Auf Wunsch merkt sich das Programm die zuletzt gewählte Reihenfolge bis zum nächsten Start — Einstellungen › Darstellung.

7 — Kategorien

Kategorien ordnen den Bestand. Sechs sind ab Werk vorhanden: Entwicklung, Design, Produktivität, Sicherheit, Utilities und Sonstiges. Jede Kategorie hat einen Namen und eine Farbe.

Die Verwaltung erreichen Sie über Kategorien verwalten in der Seitenleiste, auf dem iPhone über die untere Leiste. Dort legen Sie neue an, ändern Name und Farbe, sortieren sie und sehen, wie viele Lizenzen darin liegen. Beim Löschen bleiben die Lizenzen erhalten und stehen danach unter Ohne Kategorie.

8 — Freeware

Neben gekaufter Software lässt sich auch Freeware festhalten. Ist die Freeware-Verwaltung eingeschaltet, erscheint in der Seitenleiste ein Umschalter zwischen Lizenzen und Freeware. Beide Bestände bleiben getrennt: Suche, Liste und Zählung beziehen sich immer auf den gewählten Bereich.

Freeware wird mit weniger Feldern erfasst. Symbol, Name, Version, Hersteller, Betriebssystem und Kategorie sind immer dabei; welche weiteren Felder erscheinen, legen Sie unter Einstellungen › Freeware fest. Zusätzlich gibt es dort das Feld Installationsdatum.

9 — Mehrere Lizenzen auf einmal

In der Liste lassen sich mehrere Einträge auswählen. Danach stehen zur Verfügung:

• Alle auswählen und Keine.
• Kategorie — ordnet alle ausgewählten Lizenzen einer Kategorie zu.
• Löschen — entfernt sie nach einer Rückfrage endgültig.

10 — Mitteilungen und Ampel

Das Programm meldet sich, bevor eine Lizenz abläuft und bevor Updates & Support enden. Eingestellt wird das unter Einstellungen › Mitteilungen:

Unter der Einstellung steht, wie viele Lizenzen gerade im Benachrichtigungszeitraum liegen.

Die Mitteilungszentrale

Die Glocke öffnet die Liste der Mitteilungen. Ein Eintrag lässt sich mit Anzeigen öffnen — das Programm springt zur betroffenen Lizenz. Alle löschen räumt die Liste.

11 — Import und Export

Den Bereich erreichen Sie über Import / Export in der Seitenleiste, auf dem iPhone über die untere Leiste.

Export

• CSV exportieren — eine Tabelle, die sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen lässt. Benutzerdefinierte Felder und der Link zur Installationsdatei sind darin nicht enthalten.
• JSON exportieren — der vollständige Export, auch für die Wiederherstellung geeignet.

Anhänge lassen sich einbeziehen — Einstellungen › Import/Export. Sie werden dabei umgewandelt und vergrößern die Datei erheblich. Nach dem Export nennt die Meldung, wie viele Lizenzen und wie viel Freeware enthalten sind.

Der Export-Ordner

Unter Einstellungen › Import/Export lässt sich ein fester Ordner wählen. Ist zusätzlich Beim Speichern nach Ort fragen ausgeschaltet, landen Exporte ohne Rückfrage dort.

Import

Eingelesen werden CSV- und JSON-Dateien. Die Formate von BundleHunt und KeyKeeper erkennt das Programm selbst. Sind in der Datei Lizenzen enthalten, die schon vorhanden sind, fragt es nach: Duplikate überspringen oder Duplikate überschreiben.

Unbekannte CSV-Dateien zuordnen

Kennt das Programm den Aufbau einer CSV-Datei nicht, öffnet sich die Feldzuordnung. Links steht jede Spalte der Datei, rechts wählen Sie das passende Feld oder -- ignorieren --. Mindestens Softwarename oder Lizenzschlüssel muss zugeordnet sein. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis, bevor etwas eingelesen wird.

Dazu gibt es drei Schalter:

• Erste Zeile enthält Spaltennamen — ausschalten, wenn die Datei gleich mit Daten beginnt. Sonst wird die erste Lizenz als Spaltennamen gelesen und geht verloren.
• Hersteller aus Download-Adresse ableiten — wird nur genutzt, wenn keine Hersteller-Spalte zugeordnet ist.
• Adressen im Schlüsselfeld als Link ablegen — manche Anbieter liefern statt eines Schlüssels einen Link zur Lizenzdatei. Dieser landet dann in den Bemerkungen.

Mit Zuordnung merken behält das Programm die Zuordnung. Dateien mit denselben Spalten werden künftig automatisch erkannt. Die gemerkten Zuordnungen stehen unter Einstellungen › Import/Export und lassen sich dort umbenennen und löschen.

12 — Datensicherung

Unter Einstellungen › Backup wählen Sie einen Ordner für Ihre Sicherungen. Liegt er in iCloud Drive, stehen die Sicherungen auf allen Ihren Macs zur Verfügung.

Beim Wiederherstellen werden die Lizenzen aus dem gewählten Stand eingelesen. Vorhandene Lizenzen werden dabei nicht überschrieben.

13 — iCloud-Synchronisierung

Mit eingeschalteter Synchronisierung hält das Programm Ihre Lizenzen auf allen Geräten gleich — Mac, iPad und iPhone. Änderungen werden laufend übertragen. Einschalten unter Einstellungen › iCloud Synchronisierung. Voraussetzung ist dasselbe Apple-Konto auf allen Geräten. Die Synchronisierung gehört zur Vollversion.

Beim Ausschalten bleiben die Daten auf dem Gerät erhalten, sie werden nur nicht mehr abgeglichen.

Diagnose

Klemmt der Abgleich, hilft Diagnose ausführen. Der Bericht nennt:

Alle Angaben lassen sich markieren und in einer Anfrage an den Support mitschicken.

14 — Passwortschutz

Unter Einstellungen › Sicherheit lässt sich das Programm mit einem Passwort schützen. Das Passwort ist mindestens vier Zeichen lang und wird im Schlüsselbund des Systems abgelegt.

• Automatisch sperren nach — 5, 15 oder 30 Minuten, 1 Stunde oder nie.
• Entsperren geht auch mit Touch ID, Face ID oder Optic ID, je nach Gerät.
• Passwort vergessen? — auf dem Mac setzen Sie es mit Ihrem macOS-Passwort zurück, auf iPad und iPhone mit dem Geräte-Code. Der Passwortschutz wird dabei ausgeschaltet, Ihre Daten bleiben erhalten.

15 — Einstellungen im Überblick

Die Einstellungen sind in Bereiche geteilt. Links wählen Sie den Bereich, rechts stehen seine Schalter; auf dem iPhone führt eine Liste dorthin.

Allgemein

• Standardwährung — neue Lizenzen bekommen diese Währung voreingestellt, auf Wunsch auch beim Bearbeiten vorhandener Lizenzen.
• Status der Lizenz — Ampelfarben für Ablaufdatum und Updates, wahlweise auch in der Lizenzliste.
• Mehrfach-Lizenzschlüssel — bis zu vier Schlüssel je Lizenz.
• Benutzerdefinierte Felder — eigene Felder erlauben.
• App-Info automatisch übernehmen — Name, Version, Hersteller und Symbol aus einer App holen.
• Link zur Installationsdatei — nur auf dem Mac.

Darstellung

• Erscheinungsbild — Automatisch, Hell oder Dunkel.
• Akzentfarbe — zwölf Farben für Knöpfe und Hervorhebungen.
• Sidebar — abgelaufene, bald ablaufende und zuletzt angesehene Lizenzen ein- oder ausblenden.
• Kompakte Listenansicht — einzeilige Einträge, auf dem Mac zusätzlich geringere Zeilenhöhe.
• Links kompakt anzeigen — zeigt statt der vollen Adresse nur einen Knopf.
• Letzte Reihenfolge speichern — Sortierung über den Programmstart hinaus behalten.

Sprache

Die Sprache wechselt sofort nach der Auswahl, ohne Neustart.

Icons

• Symbole beim Speichern neuer Lizenzen automatisch suchen.
• Symbole beim Import aus CSV und JSON suchen.
• Alle fehlenden Icons jetzt importieren — holt Symbole für alle Lizenzen nach, die noch keines haben. Gesucht wird in /Applications und /System/Applications.

Verlauf

„Zuletzt angesehen“ zurücksetzen löscht diese Liste auf dem verwendeten Gerät.

Erweitert

Debug-Informationen anzeigen, Einstellungen zurücksetzen, Pfad der Datenbank, Kategorien zurücksetzen.

Über

Version, Highlights, Verweis auf die Produktseite und der Knopf Neuigkeiten anzeigen, der das Fenster mit den Neuerungen der aktuellen Fassung öffnet.

16 — Das Protokoll

Unter Einstellungen › Protokollierung schreibt das Programm auf Wunsch mit, was im Hintergrund geschieht — vor allem der Abgleich mit iCloud, Importe und Sicherungen. Ab Werk ist das ausgeschaltet.

Die Zeilen sind auf Englisch, damit sie überall gleich lesbar sind. Bei einer Rückfrage an den Support genügt es, die Datei über Anzeigen zu öffnen und zu verschicken.

open "/Applications/LicenseManagerPro.app" --args -logLevel debug

17 — Tastaturkürzel

Auf dem Mac stehen diese Kürzel zur Verfügung:

Dieselbe Übersicht zeigt das Fenster Tastaturkürzel, erreichbar über die Seitenleiste. Weitere Kürzel finden Sie in der Menüleiste.

18 — Vollversion

In der kostenlosen Version verwalten Sie eine begrenzte Anzahl Lizenzen. Ist die Grenze erreicht, meldet das Programm es beim Anlegen und beim Import. Beim Import werden dann nur so viele Lizenzen eingelesen, wie noch Platz ist; das Programm sagt vorher, wie viele das sind.

Die Vollversion kaufen Sie unter Einstellungen › Vollversion. Sie schaltet unbegrenzt viele Lizenzen, unbegrenzten Import und Export sowie die iCloud-Synchronisierung frei. Der Kauf gilt für Mac, iPad und iPhone. Auf einem weiteren Gerät genügt Kauf wiederherstellen.

19 — Häufige Fragen

Eine Lizenz lässt sich nicht speichern.

Der Softwarename darf nicht leer sein, und es muss ein Lizenzschlüssel oder eine Lizenzdatei vorhanden sein. Bei den App-Store-Typen, bei Kein Lizenzschlüssel und bei Freeware gilt das nicht. Ein Ablaufdatum muss in der Zukunft liegen.

Beim Import ist die erste Lizenz verschwunden.

Dann hat die CSV-Datei keine Kopfzeile. Schalten Sie in der Feldzuordnung Erste Zeile enthält Spaltennamen aus und lesen Sie die Datei erneut ein.

Der Abgleich zwischen zwei Geräten klemmt.

Führen Sie auf beiden Geräten die Diagnose aus, siehe Kapitel 13. Stimmt die Kontokennung überein? Weicht der Bestand auf dem Gerät vom Bestand in iCloud ab? Steht eine Fehlermeldung da? Mit diesen drei Angaben lässt sich der Fall einordnen.

Ein Symbol fehlt.

Ziehen Sie die .app-Datei auf das Symbol in der Lizenzanzeige, oder holen Sie fehlende Symbole gesammelt über Einstellungen › Icons nach.

Wo liegen meine Daten?

In einer Datenbank innerhalb der App. Den Pfad zeigt Einstellungen › Erweitert. Für eigene Kopien nehmen Sie den JSON-Export oder die Datensicherung.

Wie bekomme ich das Fenster „Neuigkeiten“ wieder?

Über Einstellungen › Über, Knopf Neuigkeiten anzeigen.

Was passiert mit meinen Lizenzen, wenn ich nicht kaufe?

Sie bleiben erhalten und lesbar. Ohne Vollversion sind nur neue Lizenzen über der Grenze und die iCloud-Synchronisierung gesperrt.